OVERVIEW – Una marea cartacea sotto controllo
Per l’archiviazione delle fatture cartacee, i locali devono essere ingranditi in maniera sostanzial. Puntare sulla archiviazione elettronica e gestire centralmente i documenti rende possibile una riduzione dei costi superiore al 90%. La semplicità di utilizzo e l’accesso rapido e costante a tutte le informazioni risparmiano molto tempo e denaro. L’accettazione immediata del sistema da parte dei dipendenti dei diversi reparti quali ufficio vendite, personale e contabilità, conferma la validità della decisione di implementare un sistema di Gestione Elettronica Documentale.
Per una società di grandi dimensioni, che opera nella grande distribuzione, cruciale è soprattutto la gestione del ciclo passivo. All’amministrazione centralizzata confluiscono infatti centinaia di migliaia di fatture all’anno, emesse da migliaia di fornitori e relative agli acquisti di merci e servizi effettuati centralmente per la distribuzione tramite i depositi logistici o localmente dagli stessi punti vendita nel caso di prodotti deperibili. E le fatture, ciascuna di una o più pagine, si accompagnano nel ciclo a ordini e contratti, corrispondenza e bolle.
CRITICITA’
- TRASFERIMENTO elettronico delle FATTURE in entrata dalle FILIALI all’ufficio CENTRALE di contabilità
- ELIMINAZIONE dell’ARCHIVIO cartaceo
- RISPARMIO di tempi e spazio
- INTEGRAZIONE con i PROGRAMMI di contabilità GIA’ ESISTENTI.
INTERVENTI
Tutti i documenti rilevanti vengono archiviati. La configurazione del sistema permette un flusso elettronico di documenti che garantisce ai dipendenti l’accesso immediato alle informazioni.
- Archiviazione e gestione elettronica di moduli d’ordine, fatture, contratti di vendita e documenti legali
- Gestione razionale dei reclami
- Risparmio di tempo e riduzione dei costi
- mandare in conservazione sostitutiva a norma di legge i documenti fiscali e i vari libri contabili
BENEFICI
- Riduzione considerevole degli spazi dedicati ad archivio pur adempiendo all’obbligo di conservazione settennale
- Eliminazione dei rischi di smarrimento dei documenti
- Maggior trasparenza e miglioramento dei servizi grazie all’accesso diretto alle informazioni
- Accesso a scontistiche particolari grazie ai tempi ridotti di elaborazione
- Riduzione dei costi e dei tempi di archiviazione e deposito
Con un grande numero di fatture giornaliere, questa soluzione non solo consente un risparmio di carta e spazio, ma riduce notevolmente il tempo dedicato ad archiviare e ordinare i documenti, operazioni che in precedenza richiedevano l’impiego a tempo pieno di una o più persone.
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