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Ripensare i Processi, il nostro Challenge!

Oggi più che mai parlare di Firme Digitali nei processi Documentali non è argomento innovativo ma meramente necessario per approcciare ad una Paperless Economy .

La remotizzazione delle attività, il distanziamento sociale, le emergenze sanitarie attuali e le diverse criticità di gestione per le aziende e per tutti gli stakeholder nella loro attività quotidiana di iterazione, portano ad una necessità immediata di un ripensamento degli interi processi approvativi in ambito documentale.

Adiuto attraverso la sua Piattaforma di Gestione Documentale e di Gestione dei Processi ripensa il ruolo della Firma come strumento di validazione, innovando attraverso soluzioni di CMS il dialogo tra gli stakeholder in ambito web.

Firma Elettronica (FES), Firma Elettronica Avanzata (FEA) e Firma Elettronica Qualificata (FEQ) vengono ripensate nei processi digitali in chiave Digital Trasformation, attraverso la riqualificazione e rafforzamento del valore del processo rimodulando i processi di Compliance alle normative vigenti.

SIcurezza

Easy Signature Solution

La firma elettronica semplice raccoglie il tratto grafico dell’utente che sta effettuando la firma ed appone l’immagine della stessa nel documento. Il sistema non registra le caratteristiche biometriche del gesto (velocità, inclinazione, pressione ecc.) in quanto il suo utilizzo è destinato a dispositivi quali tablet e smartphone, che non dispongono di display in grado di acquisire queste informazioni. Il vantaggio consiste nel consentire a utenti remoti di firmare i documenti senza necessità di hardware dedicato (tablet specifici, token, ecc.), ma utilizzando lo smartphone o il tablet di cui già dispongono.

La firma può essere apposta sia su documenti in formato Pdf generati da altri applicativi sia su documenti, sempre in formato Pdf, creati durante il processo, a partire da un modello standard, integrato con informazioni quali dati anagrafici, immagini, ecc. E’ possibile gestire più firme sullo stesso lo stesso documento. La funzione di Firma Elettronica Semplice non conserva i file delle firme generati, in quanto li incapsula nel documento Pdf da firmare e li cancella dal server.

Condivisione

Smart Signature Solution

La firma con OTP è un’ulteriore modalità di sottoscrizione possibile con la piattaforma Adiuto. Sempre più persone sono abituate a usare il proprio smartphone per accedere ai servizi Internet oppure per ricevere codici per le operazioni di Remote Banking. Adiuto ha adottato questa piattaforma per consentire la sottoscrizione a distanza di documenti aventi rilievo sia da parte di chi li emette che da parte di chi li sottoscrive. La tecnologia OTP adottata da Adiuto, infatti, è associata a una sottoscrizione con un certificato di firma digitale in modo che entrambi i firmatari abbiano la consapevolezza e la certezza della firma. Il processo di Adiuto consentirà al sottoscrittore di poter ricevere una notifica che lo rimanderà alla visualizzazione dell’intero documento al fine di leggerne e comprenderne il contenuto.

Una volta che il sottoscrittore decida di firmare il documento, verrà avviata una procedura automatica per cui alla persona arriverà un codice OTP (One Time Password) sul proprio smartphone per verifica: questo codice OTP avrà una validità temporale molto limitata e, soprattutto, potrà essere utilizzato una sola volta. A seguito dell’inserimento del suddetto codice, gli automatismi di Adiuto permetteranno di “sigillare” il documento con la firma digitale del sottoscrittore rendendolo in questo modo “integro e autentico” e valido sotto tutti gli aspetti normativi e legali.

La soluzione Adiuto permetterà inoltre, se necessario e desiderato, di apporre anche l’immagine della firma “autografa” dell’utente. Questo non è un passaggio necessario ma in talune situazioni e circostanze ci è stato richiesto. Completa “remotizzazione” del processo di firma, completa dematerializzazione, e tracciabilità del documento a sistema, firma che garantisce il più alto grado di sicurezza legale ideale per contratti con clienti, fornitori, partner e dipendenti. Fluidità, semplicità, immediatezza, sicurezza: questi sono i termini che caratterizzano la soluzione Firma OTP Adiuto.

semplicita

Added Value Solution

Adiuto mette a disposizione hardware, software ed esperienza per poter assolvere alle richieste più sentite del mercato in modo agevole, snello e dinamico nel campo della sottoscrizione elettronica “on premise”. Grazie alle soluzioni Adiuto è possibile firmare in tutta sicurezza, magari con l’ausilio di una tipica tavoletta che molti di noi ultimamente sono abituati a vedere in altre circostanze, un documento elettronico. Perfino rendere disponibile il documento da sottoscrivere laddove il firmatario si trovi in un ufficio periferico rispetto alla sede principale oppure, ancora, per generare dei punti firma “non presidiati” in modo da rendere automatica la presentazione dei documenti da sottoporre a firma senza alcun contatto tra firmatario e personale della sede.

I gradi di “profondità” della firma acquisita verranno stabiliti di volta in volta insieme all’azienda cliente per garantire l’adeguato livello di sicurezza in accordo con le prerogative e le aspettative di un eventuale Ufficio Legale. Il tutto per dare sempre più garanzia e sicurezza sia al sottoscrittore del documento che all’azienda. Le soluzioni Adiuto permettono di operare con estrema semplicità e con un elevato grado di automatismo per garantire la “user experience” di firma a cui l’utente è abituato. La possibilità di vedere in tutto o in parte, potendolo comunque scorrere, il documento da sottoscrivere insieme alla chiara identificazione delle aree dove apporre la firma oppure dove poter aggiungere eventuali altre informazioni prima della sottoscrizione, rendono facile e intuitiva l’operazione.

Il cliente apporrà la propria firma autografa sul pad vedendo la propria firma posizionarsi sul documento a video. Al termine di questa operazione un automatismo permetterà di “sigillare” il documento con una firma digitale garantendone l’inalterabilità. La soluzione Adiuto termina il processo con la stampa del documento sottoscritto dal cliente oppure inviandolo alla sua email. Da questo momento in poi Adiuto diventerà il custode del documento aziendale sottoscritto rendendolo disponibile a tutti i reparti coinvolti.

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