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  • Mercato: Finance / Settore: Bancario
  • Aree Applicative: Governance

Profilo Aziendale

Fondazione di origine bancaria nata per promuovere e supportare lo sviluppo socio-economico del territorio e della comunità di riferimento sovvenzionando numerosi progetti e iniziative in ambito culturale, della formazione e ricerca, del welfare e dello sviluppo territoriale.

Adiuto Analysis

La Nostra metodologia per i Casi di Successo.

Criticità Evidenziata (Debolezze/Minacce)

Sicurezza

L'attuale processo non garantisce la sicurezza e l'efficiente distribuzione delle informazioni. I molteplici passaggi producono uno spreco elevato di carta.

 

Opportunità Emersa (Forza/Opportunità)

Aumentare la reputazione

Adottare pratiche di sostenibilità in processi critici

Mappatura degli Sprechi secondo l'approccio Lean

Individuazione degli ambiti di spreco sui quali efficientare i processi.

Difetti
Difetti

Tempo per la risoluzione degli errori di lavorazione

Descrizione
Sovrapproduzione

Produzione non necessaria o pianificazione errata

Perdita di tempo
Perdita Tempo

Spreco di tempo nelle fasi di processo

Spreco del Talento
Spreco Talento

Allocazione non efficiente delle risorse

Processi Extra
Processi Extra

Più lavoro o maggiore qualità non richiesta

Mobilità Inutile
Mobilità Inutile

Movimentazione non efficiente delle risorse

Disorganizzazione
Disorganizzazione

Archiviazione o Inventariato inefficiente

Trasporto non necessario
Trasporto non necessario

Movimentazione non necessaria di prodotti e materiali

Sovrapproduzione

Tutte le attività di convocazione e gestione delle riunioni comportava l'utilizzo di una ingente quantità di carta con spreco di risorse e rischio di perdita dei documenti. La gestione digitale dell'intero flusso permette l'eliminazione dell'uso della carta in ogni fase del processo.

 

Perdita Tempo

Le attività di verifica delle autorizzazioni comporta un elevato spreco di tempo. Il flusso autorizzativo digitale di Adiuto abbatte drasticamente i tempi dell'intero processo rendendolo snello ed efficiente.

 

Processi Extra

La condivisione con gli stakeholder comportava l'invio dei documenti via mail e successiva attività di recall per la conferma della ricezione. Mediante l'utilizzo di un workflow e del CMS Adiuto per la portalizzazione dei documenti l'attività di condivisione delle informazione con i soggetti esterni avviene in maniera automatica.

 

Mobilità Inutile

Il reperimento dei documenti cartacei presso i diversi uffici costringeva il personale a spostarsi fisicamente per raggruppare tutta la documentazione necessaria. Con la gestione digitale di Adiuto il personale dispone di tutta la documentazione prodotta da tutti i soggetti coinvolti nel processo.

 

Adiuto Approach

Le Soluzioni individuate, implementate e customizzate.

Cosa

La piattaforma Adiuto permetterà la digitalizzazione dell’intero processo di convocazione delle riunioni, la gestione e la portalizzazione dei relativi contenuti/documenti, delle firme e della calenderizzazione/tempi di ogni riunione.

 

Come

Attraverso un workflow approvativo avvalorato dalla presenza delle firme remote viene garantita la sicurezza delle informazioni. Il CMS Adiuto per la portalizzazione dei contenuti permette lo stakeholder engagement.

 

Chi

La Segreteria, la Presidenza, la Direzione Generale come stakeholder interni, i Sindaci e i Deputati come stakeholder esterni avranno a disposizione il CMS di Adiuto per caricare, firmare e visionare tutta la documentazione delle riunioni.

Soluzioni

Il progetto mira a soddisfare l'esigenza manifestata dal cliente in merito alla completa digitalizzazione del processo di convocazione riunione e dei relativi documenti. Attraverso un workflow costruito e avvalorato dalla presenza delle firme remote automatiche nel processo di raccolta benestare realizzeremo un sistema che cadenza i tempi delle riunioni, ne raccoglie i documenti, li sottopone alle firme dei soggetti preposti, li conserva e li esibisce in digitale.

Vantaggi

Lista sintetica dei pricipali vantaggi emersi della soluzione Adiuto presentata.

  • Efficientamento del processo di convocazione e approvazione dei verbali
  • Portalizzazione dei documenti/contenuti
  • Sicurezza delle informazioni
  • Meeting Management Agile

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