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Adiuto rappresenta la soluzione per la realizzazione di progetti di Digital Transformation grazie alla sua scalabilità e facilità con la quale si riescono a gestire le diverse criticità dei processi aziendali.
Sul fronte dei risparmi, la piattaforma offre un’immediata opportunità di riduzione dei costi, derivante dall’abbattimento drastico delle risorse materiali e dei beni fisici impiegati nei processi, a cominciare dall’uso della carta. Il ciclo di vita del documento cartaceo produce costi ingenti che aumentano proporzionalmente al crescere della documentazione archiviata, basti pensare alla gestione dei metri quadri occupati da archivi, faldoni, scaffalature; a questi vanno aggiunti i costi dei sistemi di sicurezza e sorveglianza delle utenze abilitate agli accessi, le ore uomo (FTE) per attività di gestione documentale come la trascrizione di dati, la firma, la protocollazione, la scansione, la fascicolazione, la classificazione, la movimentazione, la ricerca del documento, la duplicazione e infine l’invio.
Sul fronte dei benefici, non bisogna sottovalutare la riduzione del rischio. La dematerializzazione consente la riduzione del rischio di smarrimento, una conseguente riduzione del Fondo Oneri e Rischi, e una maggiore standardizzazione e trasparenza del processo. L’iter di gestione dei documenti può essere vincolato ai passaggi autorizzativi e di firma, con minori rischi di difformità nel suo complesso e riduzione sensibile della possibilità di errori (incompletezza o totale mancanza di date, firme, protocolli, invii, ecc.).
Gli ostacoli e le resistenze alla implementazione di soluzioni Paperless sono sia culturali, come l'abitudine ad avere a che fare con la fisicità della carta e la sicurezza nella possibilità di recuperare le informazioni, sia di tipo tecnico-giuridico, ossia la possibilità di verificare la correttezza formale di un documento digitale.
Compliance: validità normativa delle soluzioni e mitigazione del rischio
Business Process Re-design: definizione nuove modalità operative (processi to-be)
Technology Design: progettazione e affidabilità delle soluzioni
Un progetto di digitalizzazione non può essere approcciato esclusivamente dal punto di vista tecnologico. La revisione del processo di lavoro (Business Process Re-design) ne costituisce un aspetto cruciale se si vogliono conseguire appieno i vantaggi derivanti dalla soluzione di dematerializzazione e digitalizzazione. Non è sufficiente eliminare la carta e lasciare inalterato il flusso delle attività. Se si seguisse questo approccio si avrebbero benefici parziali legati esclusivamente all’efficientamento delle attività esistenti, ma si cristallizzerebbe un processo vincolato da prassi dettate esclusivamente dalle esigenze del flusso cartaceo e dell’informazione analogica.
La componente relativa alle soluzioni tecnologiche (Technology Design) di un progetto di dematerializzazione comporta alcuni aspetti cruciali che devono essere valutati prima del processo d'implementazione paperless. La valutazione non può essere solo di tipo normativo, ma deve rispondere a una attenta analisi degli impatti sulla stakeholder experience. La soluzione più corretta sarà quella meno complessa per l’utente e sufficiente a rispondere alla norma di uno specifico processo documentale.
I processi aziendali dovrebbero essere ripensati e ridisegnati nell’ottica appunto del “re-engineering”. I vantaggi che ne derivano sono quelli di modificare l’ordine di alcune fasi del processo per ridurre i lead time connessi al completamento delle pratiche, in modo da rendere il processo più performante per l’operatore e posticipare alcune fasi di back office.