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- Mercato: Life Sciences - Pharma / Settore: Produzione farmaceutica
- Aree Applicative: Ricerca e Sviluppo, Qualità, Produzione, Logistica, Governance, Compliance, Approvvigionamenti
Profilo Aziendale
Multinazionale farmaceutica attiva nella Produzione e nella Ricerca e Sviluppo, con sede in oltre 25 paesi
Adiuto Analysis
La Nostra metodologia per i Casi di Successo.
Criticità Evidenziata (Debolezze/Minacce)
Normativa
La normativa GMP richiede di avere un archivio tracciato in modo puntuale. È fondamentale avere certezza della posizione del faldone.
Turnover
Gli addetti erano in estrema difficoltà nel trovare gli oggetti, se il personale di riferimento cambiava.
Privacy e brevetti
Nel faldone sono presenti dati sensibili, l'incertezza della loro posizione è un rischio per la sicurezza dei dati.
Opportunità Emersa (Forza/Opportunità)
Archivio codificato
L'archivio dell'azienda è gestito in modalità conforme GMP, ogni locale, armadio, scaffale e oggetti sono indicizzato tramite barcode.
Competenza
Gli archivisti sono gli unici operatori incaricati a entrare nei locali archivio ed hanno una ampia competenza rispetto alla documentazione in essi archiviata.
Mappatura degli Sprechi secondo l'approccio Lean
Individuazione degli ambiti di spreco sui quali efficientare i processi.
Difetti
Tempo per la risoluzione degli errori di lavorazione
Sovrapproduzione
Produzione non necessaria o pianificazione errata
Perdita Tempo
Spreco di tempo nelle fasi di processo
Spreco Talento
Allocazione non efficiente delle risorse
Processi Extra
Piú lavoro o maggiore qualità non richiesta
Mobilitá Inutile
Movimentazione non efficiente delle risorse
Disorganizzazione
Archiviazione o Inventariato inefficiente
Trasporto non necessario
Movimentazione non necessaria di prodotti e materiali
Difetti
Dati non precisi
I dati venivano gestiti in più file excel diversi e da tante persone.
Il rischio di fare errori / cancellazioni accidentali era elevatissimo.
Non esisteva un file generale, ma ogni area aveva il proprio file di competenza.
Adiuto ha uniformato l'archivio dando sicurezza e consistenza al dato.
Perdita Tempo
Difficoltà consultazione Documenti
L'utente finale che desiderava consultare un faldone doveva effettuare richiesta formale direttamente alla persona di riferimento tramite un processo manuale e non uniforme.
Adiuto permette all'utente di aprire un flusso di richiesta documento e smistare immediatamente le attività alle persone di riferimento.
Mobilitá Inutile
Faldone al suo posto?
L'archivista che riceve una richiesta di documenti doveva andare sempre e fisicamente in archivio, senza essere certo di dove trovare l'oggetto che poteva essere in prestito senza alcuna evidenza.
Adiuto permette all'utente e all'archivista di vedere immediatamente la posizione e lo stato del faldone annullando gli spostamenti inutili.
Disorganizzazione
Prestito senza data di consegna
L'utente che aveva il faldone in prestito non si preoccupava della riconsegna.
L'archivista doveva costantemente sollecitare.
Adiuto tramite attività e alert associati ricorda all'utente che deve consegnare il faldone entro una determinata data.
Adiuto Approach
Le Soluzioni individuate, implementate e customizzate.
Cosa
Gestione delle informazioni rispetto al contenuto dei faldoni per permettere una immediata localizzazione.
Gestione del flusso di richiesta consultazione, anche per documenti in archivi esterni all'organizzazione.
Mail di avviso relativamente alla scadenza del prestito.
Come
Sistema di codifica con stampa etichetta e inserimento in archivio di ogni oggetto da gestire tramite Workflow Adiuto di richiesta e prelievo di faldoni e/o documenti.
Chi
Archivisti e tutti gli utenti che consultano i documenti presenti nell'archivio che possono ora richiedere la copia fisica oppure quella digitale se presente.
Soluzioni
AMS Client viene utilizzato per categorizzare i faldoni e protocollarli tramite stampa barcode identificativo.
Il faldone viene posizionato in una locazione libera e comunicato ad Adiuto tramite lettore barcode di Locale / Armadio / Campata / Scaffale / Ripiano e ne viene gestito lo stato per capire se è in archivio oppure in prestito.
Gli utenti di consultazione vedono immediatamente i record elettronici e possono richiedere il documento tramite apposito workflow di Pick & Loan.
Se il documento richiesto è già in prestito a qualcuno, il sistema gestisce la coda di richieste.
L'archivista recupera il faldone in archivio e lo consegna al richiedente che lo dovrà a sua volta riconsegnare entro un tempo definito e scandito da alert.
L'archivista è obbligato a riposizionare il faldone nella medesima locazione dalla quale lo ha prelevato.
Sono gestiti anche archivi di fornitori esterni che hanno in carico l'outsoucing di parte degli archivi.
Per alcuni elementi, più ricercati, è previsto anche la consultazione del documento elettronico che è stato caricato a sistema
Vantaggi
Lista sintetica dei pricipali vantaggi emersi della soluzione Adiuto presentata.
- Sicurezza
- Immediatezza del dato
- Tracciabilità
- Reminder di riconsegna
- Sistema Validato
- Condivisione World Wide
Gestione Contenuti e Processi
Le Soluzioni tecnologiche e metodologiche per ogni processo critico.
GMP - Quality Assurance Digital Solution
La soluzione per la digitalizzazione dei processi GXP & GMP Compliant
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Processi Gestiti per Area
Aree Applicative delle soluzioni per la Gestione dei Processi.
Quality & Compliance
Processi standard, attività normate, controlli e ispezioni: la qualità digitale secondo Adiuto
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Produzione / Ricerca e Sviluppo
Industria 4.0 come paradigma abilitante i vantaggi del digitale nei processi produttivi
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Governance & GDPR
Governare l'azienda integrando normative nei processi e semplificando l'organizzazione
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Gestione ciclo vita prodotto
Come rendere il ciclo di vita del prodotto sicuro e digitale
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