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  • Mercato: Farmaceutico / Settore: Produzione farmaceutica
  • Aree Applicative: Ricerca e Sviluppo, Qualità, Produzione, Logistica, Governance, Compliance, Approvvigionamenti

Profilo Aziendale

Multinazionale farmaceutica attiva nella Produzione e nella Ricerca e Sviluppo, con sede in oltre 25 paesi

Adiuto Analysis

La Nostra metodologia per i Casi di Successo.

Criticità Evidenziata (Debolezze/Minacce)

Normativa

La normativa GMP richiede di avere un archivio tracciato in modo puntuale. È fondamentale avere certezza della posizione del faldone.  

 

Turnover 

Gli addetti erano in estrema difficoltà nel trovare gli oggetti, se il personale di riferimento cambiava.

 

Privacy e brevetti

Nel faldone sono presenti dati sensibili, l'incertezza della loro posizione è un rischio per la sicurezza dei dati.

 

Opportunità Emersa (Forza/Opportunità)

Archivio codificato

L'archivio dell'azienda è gestito in modalità conforme GMP, ogni locale, armadio, scaffale e oggetti sono indicizzato tramite barcode.

Competenza

Gli archivisti sono gli unici operatori incaricati a entrare nei locali archivio ed hanno una ampia competenza rispetto alla documentazione in essi archiviata.

Mappatura degli Sprechi secondo l'approccio Lean

Individuazione degli ambiti di spreco sui quali efficientare i processi.

Difetti
Difetti

Tempo per la risoluzione degli errori di lavorazione

Descrizione
Sovrapproduzione

Produzione non necessaria o pianificazione errata

Perdita di tempo
Perdita Tempo

Spreco di tempo nelle fasi di processo

Spreco del Talento
Spreco Talento

Allocazione non efficiente delle risorse

Processi Extra
Processi Extra

Più lavoro o maggiore qualità non richiesta

Mobilità Inutile
Mobilità Inutile

Movimentazione non efficiente delle risorse

Disorganizzazione
Disorganizzazione

Archiviazione o Inventariato inefficiente

Trasporto non necessario
Trasporto non necessario

Movimentazione non necessaria di prodotti e materiali

Difetti

Dati non precisi

I dati venivano gestiti in più file excel diversi e da tante persone.
Il rischio di fare errori / cancellazioni accidentali era elevatissimo.
Non esisteva un file generale, ma ogni area aveva il proprio file di competenza.
Adiuto ha uniformato l'archivio dando sicurezza e consistenza al dato.

 

Perdita Tempo

Difficoltà consultazione Documenti

L'utente finale che desiderava consultare un faldone doveva effettuare richiesta formale direttamente alla persona di riferimento tramite un processo manuale e non uniforme.
Adiuto permette all'utente di aprire un flusso di richiesta documento e smistare immediatamente le attività alle persone di riferimento.

 

Mobilità Inutile

Faldone al suo posto?

L'archivista che riceve una richiesta di documenti doveva andare sempre e fisicamente in archivio, senza essere certo di dove trovare l'oggetto che poteva essere in prestito senza alcuna evidenza.
Adiuto permette all'utente e all'archivista di vedere immediatamente la posizione e lo stato del faldone annullando gli spostamenti inutili.

 

Disorganizzazione

Prestito senza data di consegna

L'utente che aveva il faldone in prestito non si preoccupava della riconsegna.
L'archivista doveva costantemente sollecitare.
Adiuto tramite attività e alert associati ricorda all'utente che deve consegnare il faldone entro una determinata data.

 

Adiuto Approach

Le Soluzioni individuate, implementate e customizzate.

Cosa

Gestione delle informazioni rispetto al contenuto dei faldoni per permettere una immediata localizzazione.

Gestione del flusso di richiesta consultazione, anche per documenti in archivi esterni all'organizzazione.

Mail di avviso relativamente alla scadenza del prestito.

 

Come

Sistema di codifica con stampa etichetta e inserimento in archivio di ogni oggetto da gestire tramite Workflow Adiuto di richiesta e prelievo di faldoni e/o documenti.

 

Chi

Archivisti e tutti gli utenti che consultano i documenti presenti nell'archivio che possono ora richiedere la copia fisica oppure quella digitale se presente.

Soluzioni

AMS Client viene utilizzato per categorizzare i faldoni e protocollarli tramite stampa barcode identificativo.
Il faldone viene posizionato in una locazione libera e comunicato ad Adiuto tramite lettore barcode di Locale / Armadio / Campata / Scaffale / Ripiano e ne viene gestito lo stato per capire se è in archivio oppure in prestito.

Gli utenti di consultazione vedono immediatamente i record elettronici e possono richiedere il documento tramite apposito workflow di Pick & Loan.
Se il documento richiesto è già in prestito a qualcuno, il sistema gestisce la coda di richieste.
L'archivista recupera il faldone in archivio e lo consegna al richiedente che lo dovrà a sua volta riconsegnare entro un tempo definito e scandito da alert.
L'archivista è obbligato a riposizionare il faldone nella medesima locazione dalla quale lo ha prelevato.
Sono gestiti anche archivi di fornitori esterni che hanno in carico l'outsoucing di parte degli archivi.

Per alcuni elementi, più ricercati, è previsto anche la consultazione del documento elettronico che è stato caricato a sistema

Vantaggi

Lista sintetica dei pricipali vantaggi emersi della soluzione Adiuto presentata.

  • Sicurezza
  • Immediatezza del dato
  • Tracciabilità
  • Reminder di riconsegna
  • Sistema Validato
  • Condivisione World Wide

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