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  • Mercato: Logistica e Trasporti / Settore: Logistica Integrata
  • Aree Applicative: Vendita e Post-Vendita, Qualità, Marketing, Logistica, Approvvigionamenti, Amministrazione - Finanza e Controllo

Profilo Aziendale

Il cliente è una della più importanti realtà dell’autotrasporto nazionale e internazionale.   Dispone di una struttura articolata con cinque Filiali in Italia e 12 in tutta Europa, una flotta di 450 motrici e 1.000 semirimorchi. Un successo fondato sulla solidità dell’azienda, attenzione all’innovazione, affidabilità e grande professionalità dei suoi operatori.   Non è solo trasporto su gomma, è anche intermodalità e logistica integrata per magazzini propri o strutture che intendono commissionare a terzi, parzialmente o completamente, la gestione della logistica, come il trasporto di materie prime e la gestione fondo linea, magazzini e distribuzione. Si pone come unico interlocutore per assolvere e tutte quelle attività accessorie al core business delle aziende, dedicando loro uno staff che procede allo studio della catena di produzione, all’elaborazione di programmi per la gestione di eventuali flussi in ingresso, all’organizzazione, allo stoccaggio, al confezionamento e alla movimentazione del prodotto finito. Offre servizi in house di magazzino, affari legali e assicurativi, consulenza, doganali e speciali (Trasporti ADR - Trasporti e logistica di merce pesante - Espressi - Servizio Fiere)  L’azienda, con certificazione ambientale ISO 14001-2004 è in grado inoltre di offrire un'ampia gamma di servizi via mare, via aereo e groupage internazionali, occupandosi di gestire tutte le pratiche e la documentazione necessaria. Offre un servizio completo a 360° che, associato alle proprie politiche interne, ha permesso al gruppo di divenire partner di alcune importanti multinazionali.

Adiuto Analysis

La Nostra metodologia per i Casi di Successo.

Criticità Evidenziata (Debolezze/Minacce)

Debolezze e Minacce di processo

Una situazione emblematica è rappresentata dall’arrivo di una richiesta d’ordine alla filiale italiana impossibilitata alla presa incarico per mancanza di mezzi già impegnati in altri servizi.  

Poiché la filiale italiana non poteva assolvere l’ordine, veniva inoltrato alla filiale più vicina, spesso quella slovacca (per vicinanza logistica)… che si trovava a dover generare un altro “ordine”  e il CMR, - Lettere di vettura Internazionali - del servizio da svolgere. 

Il servizio richiesto veniva, quindi, eseguito ma da una filiale differente da quella a cui era giunto inizialmente l’ordine. 

L’autotrasportatore della sede slovacca, incaricato del servizio, portava con sé, durante tutta la tratta, il documento di viaggio in formato cartaceo, con la dovuta attenzione a non perderlo. L’ordine veniva quindi evaso regolarmente al cliente, ma la fatturazione del servizio, che era comunque a carico della sede italiana che per prima aveva ricevuto la richiesta, subiva tempistiche molto lunghe. La sede italiana per poter fatturare attendeva la fattura emessa a suo carico dalla sede slovacca, che a sua volta per fatturare doveva ricevere il documento di viaggio dall’autista che, a termine del viaggio (o dei viaggi), si trovava a dovere rientrare appositamente in sede solo per restituire la documentazione. 

Questo processo generava una tempistica di fatturazione di una commessa variabile da 1 a 2 mesi, conseguenza di una gestione documentale prettamente legata al cartaceo.  

 

Opportunità Emersa (Forza/Opportunità)

  • Digitalizzazione ordini su più filiali
  • Cultura della digitalizzazione
  • Aumentare la tracciabilità dei processi gestiti
  • Semplificazione del flusso documentale
  • Dematerializzazione dei processi verso un reale approccio paperless

 

Mappatura degli Sprechi secondo l'approccio Lean

Individuazione degli ambiti di spreco sui quali efficientare i processi.

Difetti
Difetti

Tempo per la risoluzione degli errori di lavorazione

Descrizione
Sovrapproduzione

Produzione non necessaria o pianificazione errata

Perdita di tempo
Perdita Tempo

Spreco di tempo nelle fasi di processo

Spreco del Talento
Spreco Talento

Allocazione non efficiente delle risorse

Processi Extra
Processi Extra

Più lavoro o maggiore qualità non richiesta

Mobilità Inutile
Mobilità Inutile

Movimentazione non efficiente delle risorse

Disorganizzazione
Disorganizzazione

Archiviazione o Inventariato inefficiente

Trasporto non necessario
Trasporto non necessario

Movimentazione non necessaria di prodotti e materiali

Perdita Tempo

Il Processo Amministrativo genera una tempistica di fatturazione di una commessa variabile da 1 a 2 mesi, conseguenza di una gestione documentale prettamente legata al cartaceo.  

 

 

Mobilità Inutile

Per l’azienda è fondamentale monitorare i documenti spediti/ricevuti e questa tracciabilità permette una sensibile semplificazione nella gestione di eventuali anomalie del flusso, eliminando mobilità inutili.

 

Adiuto Approach

Le Soluzioni individuate, implementate e customizzate.

Cosa

  • Gestione Ordini filiali
  • Riconsegna documentazione originale
  • Ricerca dei documenti
  • Profilazione accessi

 

Come

Con Adiuto è stata rivista tutta la gestione del processo appena descritto.

Il camionista della sede slovacca che svolge il servizio per una filiale italiana, durante la tratta ha con sé:

  • un foglio con ETICHETTE QR Code che mano a mano applica sul documento CMR
  • un tablet collegato con il gestionale aziendale, con la qualche fotografa i QR Code che a fine di ogni viaggio appone sul CMR corrispondente.

In questo modo, dalla sede sono aggiornati istantaneamente attraverso il gestionale che riceve la foto e associa direttamente il QR Code della tratta al relativo ordine.

Al termine del viaggio l’autotrasportatore può consegnare il CMR presso qualsiasi filiale  senza l’obbligo di recarsi necessariamente nella sede slovacca.

Tutti i CMR consegnati vengono scannerizzati con Scan Manager che esegue la lettura dell’etichetta e, grazie all’integrazione con il gestionale, avviene l’acquisizione di tutti i dati di viaggio presenti sul documento, compresa la segnalazione delle sedi coinvolte. La Gestione della commessa avviene quindi in tempo reale e contemporaneamente per entrambi le sedi.

 

Chi

  • Responsabile Logistica
  • Amministrazione, Finanza e Controllo
  • Magazzino

Soluzioni

Grazie ad Aiuto si è riusciti a eliminare sprechi di mobilità, grazie anche alle riconsegne originali dei documenti.

Alcuni clienti  per procedere al pagamento richiedono il CMR cartaceo originale. Grazie ad Adiuto è possibile l’invio degli originali ai clienti che ne fanno specifica richiesta. Adiuto, attingendo ai dati del gestionale segnala immediatamente in fase di acquisizione del documento:

  • la filiale di pertinenza
  • eventuale richiesta di originali da parte del cliente

Adiuto, inoltre, avvia il processo di riconsegna originali. 

Alla ricezione delle buste, utilizzando Scan Manager e lettore barcode, l’operatore è guidato nella verifica di completezza della busta stessa, avendo pronta evidenza di eventuali documenti mancanti. Grazie a questo processo è quindi possibile avere la tracciabilità e riduzione del rischio di perdita dei documenti.

L’implementazione di Adiuto nella realtà del cliente ha apportato una serie di migliorie alla gestione che possiamo riassumere con: 

  1. Riduzione
    • tempi di fatturazione
    • rischio di errori e perdita dati
    • tempi di gestione di ogni pratica.
  2. Aumento della velocità di trasferimento informazioni
  3. Aggiornamenti costanti
  4. Condivisione istantanea dei documenti
  5. Tracciabilità dei documenti
  6. Maggior correlazione e collaborazione fra i reparti

Vantaggi

Lista sintetica dei pricipali vantaggi emersi della soluzione Adiuto presentata.

  • Riduzione dei tempi di trasferimento documenti
  • Drastica riduzione delle tempistica di fatturazione
  • Informazioni immediatamente disponibile all’interno dell’azienda
  • Tracciabilità dei documenti
  • Riduzione del rischio di errore e/o perdita dei documenti
  • Ottimizzazione di risorse

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