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Nota Spese Digitale

Utilizzi Adiuto per gestire documenti e processi? Organizzi in modalità Paperless i tuoi processi amministrativi, gestionali e del personale, utilizzando la Piattaforma Adiuto?

Oggi puoi gestire in modalità Digitale e in totale Mobilità tutte le Note Spese dei tuoi dipendenti e/o collaboratori semplificando e rendendo Smart il processo.

Usa la Piattaforma Adiuto per liberare tempo e lavoro a chi lo usa per fare Business.

Utenti (Dipendenti e Collaboratori) possono caricare scontrini, fatture, spese direttamente da smartphone in totale mobilità e trovarsi approvata la nota spese direttamente su Adiuto.

I Manager vengono avvisati con alert e gestiscono l’attività di approvazione delle spese in tempo reale e Adiuto informa con alert i responsabili HR.

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Smart RIT - Rapporto Intervento Tecnico

Utilizzi Adiuto per gestire documenti e processi? Organizzi in modalità Paperless i tuoi processi amministrativi, gestionali e del personale, utilizzando la Piattaforma Adiuto?


Oggi puoi gestire in modalità Digitale e in totale Mobilità i rapportini tecnici. Compilarli e firmarli sia da mobile che da remoto in Smart Working diventa una experience di semplificazione. Usa la Piattaforma Adiuto per liberare tempo e lavoro a chi lo usa per fare Delivery.

Utenti Tecnici (Dipendenti e Collaboratori) possono compilare il rapportino direttamente da smartphone in totale mobilità e firmarlo da remoto e inviarlo al cliente.

I Clienti e i Manager vengono avvisati con alert e gestiscono l’attività di approvazione con firma e di rendicontazione delle attività in tempo reale.

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Firma One Time Password (OTP)

La firma con OTP è un’ulteriore modalità di sottoscrizione possibile con la piattaforma Adiuto. Sempre più persone sono abituate a usare il proprio smartphone per accedere ai servizi Internet oppure per ricevere codici per le operazioni di Remote Banking. Adiuto ha adottato questa piattaforma per consentire la sottoscrizione a distanza di documenti aventi rilievo sia da parte di chi li emette che da parte di chi li sottoscrive. La tecnologia OTP adottata da Adiuto, infatti, è associata a una sottoscrizione con un certificato di firma digitale in modo che entrambi i firmatari abbiano la consapevolezza e la certezza della firma.

Il processo di Adiuto consentirà al sottoscrittore di poter ricevere una notifica che lo rimanderà alla visualizzazione dell’intero documento al fine di leggerne e comprenderne il contenuto. Una volta che il sottoscrittore decida di firmare il documento, verrà avviata una procedura automatica per cui alla persona arriverà un codice OTP (One Time Password) sul proprio smartphone per verifica: questo codice OTP avrà una validità temporale molto limitata e, soprattutto, potrà essere utilizzato una sola volta.

A seguito dell’inserimento del suddetto codice, gli automatismi di Adiuto permetteranno di “sigillare” il documento con la firma digitale del sottoscrittore rendendolo in questo modo “integro e autentico” e valido sotto tutti gli aspetti normativi e legali. La soluzione Adiuto permetterà inoltre, se necessario e desiderato, di apporre anche l’immagine della firma “autografa” dell’utente. Questo non è un passaggio necessario ma in talune situazioni e circostanze ci è stato richiesto.

Completa “remotizzazione” del processo di firma, completa dematerializzazione, e tracciabilità del documento a sistema, firma che garantisce il più alto grado di sicurezza legale ideale per contratti con clienti, fornitori, partner e dipendenti. Fluidità, semplicità, immediatezza, sicurezza: questi sono i termini che caratterizzano la soluzione Firma OTP Adiuto.

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Firma Elettronica Qualificata (FEQ)

La Firma Elettronica Qualificata è quella firma elettronica che rappresenta un attestato elettronico che collega i dati di una firma elettronica ad una persona fisica e necessita dell’utilizzo di un apposito dispositivo contenente dati e certificati in grado d'identificare univocamente il firmatario.

La firma si basa su un certificato qualificato ed è realizzata tramite un dispositivo sicuro come il token o la smart card o OTP. Possono dotarsi di firma digitale tutte le persone fisiche. È possibile rivolgersi ai prestatori di servizi fiduciari qualificati autorizzati da AgID che garantiscono l’identità dei soggetti che utilizzano la firma digitale. 

Efficacia Probatoria:

  • Identificazione del firmatario
  • Efficacia probatoria della scrittura privata integra la forma scritta ad substantiam
  • Prevista l’inversione dell’onere della prova (a carico del firmatario) 
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Fatturazione B2B

La Fatturazione Elettronica diventa un obbligo nei rapporti tra aziende (B2B), come stabilito dalla Legge di Bilancio 2018. La normativa prevede che le fatture siano emesse esclusivamente in modalità elettronica utilizzando il Sistema d'Interscambio (SDI) e conservate nella stessa modalità.

È fondamentale quindi dotarsi di una soluzione di Fatturazione Elettronica per poter continuare a emettere e ricevere fatture. Il modulo B2B integrato alla piattaforma dell’intermediario accreditato SDI, si pone come soluzione in grado di supportare lo scambio dei flussi, dall’ERP allo SDI, sia per la parte attiva che per quella passiva gestendone anche l’intero processo a valle; sarà il contenitore delle fatture e delle relative notifiche assolvendo inoltre l’obbligo di conservarle in modalità sostitutiva come previsto dalla normativa.

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Dal DMS al e-Procurement: NSO 4 Ifin

Adiuto ha sviluppato il Modulo Enabler NSO per i soggetti interessati a gestire in chiave di conformità normativa il processo di Smistamento Ordini. Come per il modulo della fatturazione elettronica, il modulo Enabler NSO di Adiuto consente di automatizzare la ricezione e l’invio ordini all’NSO attraverso il provider accreditato Ifin Sistemi, integrando anche le funzionalità complete di gestione digitale delle informazioni e dei documenti correlati alla fornitura, nonché eventuali flussi in ingresso e in uscita.

La soluzione è indirizzata a coloro che utilizzano Adiuto e Ifin Sistemi per la fatturazione elettronica e alle aziende che utilizzano altri sistemi di B2B ma che intendono avere un sistema alternativo e completamente integrato del flusso B2B con l’NSO e con il DMS della propria struttura.

Maggiore efficienza grazie all'automazione delle attività di import, indicizzazione ed archiviazione di ogni ordine e dei relativi documenti correlati, semplificazione della gestione dei diversi flussi d'invio e ricezione.

Completo controllo del processo: dall’ordine alla fattura per i clienti che utilizzano Adiuto e Ifin Sistemi per la fatturazione elettronica hanno un quadro aggiornato dei diversi stati della commessa, dagli ordini fino all’invio allo SDI della fattura elettronica e i relativi stati e notifiche. Flusso e-Procurement per la creazione di collegamenti tra i vari documenti (ordini, notifiche NSO, risposte ed ordini di riscontro) permette la creazione di un flusso digitale unico per la gestione di tutti i documenti elettronici in chiave di e-Procurement.

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Il modulo di Conservazione Digitale a norma

Il modulo integra già dispositivi di firma digitale remota dei principali certificatori accreditati e permette l’implementazione in house di processi di firma digitale manuale o automatica/massiva. Comprende il modulo per l’attivazione delle firme digitali remote. Richiede l’emissione dei certificati di firma e relativo riconoscimento del/dei singoli firmatari. Richiede l’acquisto di pacchetti di firma remota in base ai relativi scaglioni previsti.

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Firma Digitale

Il modulo si pone come soluzione in grado di abilitare la piattaforma Adiuto nei processi di firma digitale, sia in relazione alla conservazione sostitutiva, sia nelle fasi di approvazione/autorizzazione che lo richiedano.

Permetterà di firmare digitalmente e apporre la marca temporale ai documenti elettronici in modalità remota non presidiata e/o automatica mediante certificati elettronici qualificati, intestati ai titolari firmatari e memorizzati su dispositivi sicuri (HSM) di primarie Certification Authority accreditate.

Il modulo Firma Digitale consentirà di ottenere il primo riconoscimento del titolare e l’emissione del relativo certificato da parte della Certification Authority. Il riconoscimento potrà avvenire: attraverso una videoconferenza tra un operatore e il titolare (riconoscimento remoto); attraverso un incontro tra un operatore e il titolare presso la sede del titolare (opzionale, riconoscimento fuori sede). Il modulo Firma Digitale provvederà alla firma e alla marcatura temporale (time stamping) dell’impronta del documento in modalità integrata con la suite Adiuto; il processo di firma sarà indipendente dalla dimensione del documento, in quanto verrà trasmessa al servizio solo l’impronta e non il documento stesso.

Il beneficio è un considerevole risparmio nei tempi di trasmissione, le firme remote, infatti, hanno velocità di apposizione fino a 10 volte superiori alle firme poste tramite token USB o Smart card e garantiscono maggior tutela nella riservatezza del documento. Il modulo Firma Digitale supporta i formati di firma PadES (PDF), CadES (p7m).

Efficacia Probatoria:

  • Particolare tipo di firma elettronica qualificata basato su un meccanismo di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro
  • Prevista l’inversione dell’onere della prova
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Firma Elettronica Avanzata

Il modulo FEA che permette la raccolta delle firme autografe e grafometriche sfruttando la tecnologia di tablet certificati, consente di acquisire le informazioni biometriche del tratto del firmatario, fino ad arrivare a soddisfare le normative italiane vigenti in ambito di Firma Elettronica Avanzata (FEA).

La soluzione permetterà al cliente di scegliere quale livello di firma adottare in base all’importanza del documento sottoscritto. Il fine ultimo del modulo FEA è quello di “dematerializzare” completamente il ciclo di vita di un documento rendendolo immodificabile e pronto alla sua conservazione digitale così come previsto dalla normativa. La firma FEA, a differenza della firma grafometrica semplice, è sottoposta a regolamentazioni stabilite dalla normativa vigente e pertanto acquisisce i dati biometrici del firmatario. Per questo motivo necessita obbligatoriamente di tutta la documentazione comprovante l’adempimento alle norme.

L’adozione della firma FEA è una scelta del cliente. Esistono tuttavia processi documentali che devono essere trattati obbligatoriamente con FEA, per esempio: documenti nell’ambito sanitario, assicurativo/bancario e contrattualistica.

Efficacia Probatoria:

  • Identificazione del firmatario
  • Efficacia probatoria della scrittura privata integra la forma scritta ad substantiam tranne che per i contratti immobiliari
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Document Management System Office

Modulo d'integrazione con il mondo MS Office: Excel, Word, PowerPoint. Offre la possibilità di un rapido inserimento dei documenti direttamente da queste applicazioni. Include anche l’integrazione con Outlook per consentire la catalogazione di tutte le e-mail in ingresso/uscita e dei relativi allegati. Con la stessa funzionalità è possibile gestire i fax arrivati per posta elettronica. Lo stesso modulo permette anche l’inserimento in Adiuto DMS di file o documenti non derivanti da piattaforma MS Office come ad esempio:.pdf,.jpg,.bmp,.tiff, .avi, .txt…

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AS400/iSeries

Modulo documentale integrato con i gestionali in ambiente AS400/iSeries. Permette di inserire e interrogare i documenti direttamente dalle videate del gestionale, qualsiasi esso sia. Requisito: interfaccia 5250 con Client Access installato (No versione JAVA).

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Modulo SAP

Modulo che consente di far interagire i sistemi Adiuto e SAP. Il modulo è sviluppato in accordo con quanto la suite gestionale SAP prevede. Server effettivo integrato con SAP.

Il modulo contiene già i modelli per automatizzare il processo di generazione, gestione e archiviazione di:

  • Fattura Fornitore
  • Fattura Cliente
  • DDT Emessi a cliente
  • DDT Fornitori
  • Ordine Cliente
  • Ordine a fornitore

Prerequisiti:

  • Avere accesso al sistema come utente sviluppatore
  • Avere attivati web service di SAP e avere quindi attivato il Soa manager
  • Avere una versione maggiore di 5.0 di SAP (la versione S4 Hana è supportata)
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Modulo Sap Business One Sql/Hana

Modulo della suite Adiuto che permette la comunicazione diretta ed efficace tra il sistema di gestione documentale Adiuto e il sistema ERP SAP Business One®. Permette la piena e completa integrazione del sistema, senza obbligare l’operatore ad adattarsi a nuovi processi ed è uno strumento efficace per ottimizzare i tempi di archiviazione dei documenti e per un’indicizzazione precisa e veloce delle relative informazioni aziendali per garantire una gestione completa delle pratiche aziendali.

Prerequisiti:

  • Componente SOAP sdk 3.0 per la comunicazione con i Web Services, installati tramite modulo SDK.
  • Il pacchetto adotta componenti del Crystal Report 2008 a 32bit per la generazione dei PDF.
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Scan Manager

Il modulo Adiuto Scan permette il controllo degli scanner e delle directory contenenti le immagini da acquisire. Consente la lettura di barcode/QR Code ed eventuale inserimento di barcode virtuali. Si pone come strumento per la gestione dei flussi di acquisizione, processo e distribuzione delle informazioni in grado di supportare gli utenti nella rapida metadatazione e corretta destinazione.

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Protocollo informatico integrato con Adiuto

Delta-PI gestisce in maniera completa e flessibile le procedure relative all’attività di protocollazione informatica previste per tutte le pubbliche amministrazioni dalle vigenti disposizioni normative in materia di documentazione amministrativa (DPR. 445/2000) e di trasparenza dei procedimenti amministrativi (L. 241/1990).

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